IT je dnes velmi trendy a výdělečný obor. Byznys se přesouvá do online, ve firmách se hromadně optimalizuje, digitalizuje a automatizuje a firmy i jejich vedení cítí, že musí jít s dobou. Finanční řízení IT firmy však zdaleka není procházka růžovým sadem a zlatý důl. Jedná se o oblast podnikání, kde je mnoho proměnných. Které to jsou a jak se odráží na řízení cashflow? A jak s nimi efektivně pracovat?

Pointou dobrých IT řešení je, že navenek vypadají jednoduše, čistě a jsou uživatelsky přívětivé. Naopak na pozadí probíhají složité procesy, které zaručují hladký a bezproblémový chod. A právě u vývoje těchto řešení na pozadí dochází k situacím, které komplikují ekonomiku a finanční řízení jednotlivých zakázek a tím i celého chodu IT firmy. Pojďme si shrnout specifika, která jsou s řízením IT projektů a firem spojena a nastínit možnosti, jak je ve finančním řízení IT společnosti zohlednit.

Největší rizika pro cashflow IT firmy? Specifické projektové řízení, rentabilní nacenění zakázky a plánování nákladů

Firma zaměřená na IT zpravidla prodává čas svých zaměstnanců (vývojářská činnost), nebo pronajímá hotové řešení – software, nebo obojí dohromady. Jaká jsou největší rizika pro cashflow v IT?

1. Nedomyšlená zadávací dokumentace projektu a vzniklé vícenáklady

Firma (klient) dostatečně nevyspecifikuje požadavky na projekt – v zadávací dokumentaci některý z požadavků chybí, nebo ho tam klient v průběhu prostě přidá. A projekt se prodraží. V takovém případě platí vícepráce klient. I když finanční zodpovědnost jde v tomto případě za klientem, problém může vzniknout i firmě, která zakázku realizuje – pokud má zaměstnance termínově alokované na jiných zakázkách, nebude mít další práci kdo udělat. A najmout ad hoc kvalitního programátora je mission impossible. Dobrého programátora totiž poznáte tak, že má zakázek až nad hlavu.

Řešení:Pozorně projděte zadávací dokumentaci a sami hledejte, zda v ní nejsou „díry“. Klient jistě pochopí, že ho nechcete kritizovat, ale ušetřit mu peníze i čas. Sobě tím ušetříte nervy a o finance „navíc nepřijdete“. Pokud je zakázka adekvátně naceněna podle přesné specifikace, své peníze dostanete i tak, ale beze stresu.

2. Podcenění časové dotace na zakázku – špatně nastavená cena projektu

IT firma špatně odhadne čas, který zakázka reálně programátorům zabere. Najmout dobrého projektového manažera je pro IT firmu, která se zabývá programováním, klíčové. Odhad, který je realistický a zakázku tak neohrozí, je většinou založen na letech praxe a nespočtu odřízených projektů. Je poměrně časté, že projektový manažer v průběhu projektu zjistí, že hodiny „přetékají“ a není jasné, kdo je zaplatí. Klientovi se o další prostředky říká často – dostal odhad, nacenění a za to slíbený výsledek, kterému firma najednou není schopna dostát.

Řešení:Pokud se jedná o projekt, který jste ještě nerealizovali (a to bývá téměř pokaždé, protože ani dva e-shopy nejsou zcela totožné), najměte projektového manažera, který má k danému projektu co nejbližší zkušenost. Nebo sežeňte alespoň konzultanta, který vám pomůže odhadnout časovou alokaci a vytvořit cenovou nabídku, která bude počítat i s časovou rezervou. Budget na zakázku automaticky navyšte alespoň o 10 % (ať už se dopočítáte jakékoliv částky). Kdyby klient protestovat a hrál na cenu, řekněte, že se jedná o pohyblivou složku rozpočtu, která může ale také nemusí být využita podle průběhu projektu.

3. Správně nastavená cena nad zlato

Pokud firma pronajímá software, často inklinuje, zvlášť na začátku, ke stanovení nižší ceny,aby zapojila více zákazníků. V ceně pronájmu softwaru však musí být zohledněny nejen náklady dosavadní (na vývoj softwaru/ aplikace, marketing, zaměstnance, kanceláře atd.), ale také náklady budoucí. IT řešení není nikdy finální produkt, je potřeba neustále ho udržovat, rozvíjet a aktualizovat tak, aby byl funkční a odpovídal stále náročnějším požadavkům uživatelů.

Řešení:Věnujte pozornost svému byznys plánu. Kolik jste do vývoje řešení investovali? Jaká by měla být návratnost? Kolik jsou očekávané investice do vývoje v horizontu dvou, pěti, deseti let? To vše v ceně zohledněte. Pokud vám čísla ve strategii vycházejí i s nižší počáteční sazbou alespoň k nule, stanovte si, kdy začnete cenu zvedat, v jakých intervalech a o kolik. A jak toto zdražování odkomunikujete směrem k zákazníkům.

4. Kolaps v cílové rovince

Pokud vyvíjí firma software nebo aplikaci, jejím vývojem to nekončí. Klíčovým milníkem úspěchu je uvedení produktu/ služby na trh. A to někdy trvá. Právě s časovou prodlevou mezi dokončením a úspěšným etablováním na trhu je potřeba počítat. A to doslovně.

Jako u každého nového podnikání chvíli trvá, než se začne investice vracet a projekt začne vydělávat.  Zvláště IT startupy se potýkají s tím, že investoři nevidí výsledky dostatečně rychle a firma nemá na toto období vytvořené rezervy. Mnoho firem se tak ani nedozví, zda by se jim dařilo, a to z důvodu špatného hospodaření. Co s tím? Poradíme:

TIP na závěr: plánujte cashflow s ohledem na všechna výše zmíněná specifika.

Je nesporné, že finanční řízení IT firmy je s ohledem na všechna výše zmíněná specifika nelehký úkol. Ve finančním plánování v tomto oboru existuje nespočet proměnných, proto je stěžejní vědět, na čem vaše firma je – mít precizní přehled o příjmech, výdajích a alokaci lidských zdrojů.

IT firmy jsou většinou moderní a pokrokové. Co za nástroje nejčastěji využívají k projektovému a finančnímu řízení? Populární jsou chytré nástroje jako například costlocker, který hlídá poměr hodin, která firma může svým klientům vyfakturovat. Costlocker je skvělým pomocníkem pro okamžitý přehled o zakázkách, jejich průběhu, rentabilitě, efektivitě práce zaměstnanců i celkovém dopadu na cash flow celé firmy v reálném čase. Dalším hitem je freelo, aplikace pro projektový management, nebo služba Cashbot, která pomáhá jednak se splatností faktur (okamžité proplácení vydaných a odložená platba přijatých faktur), nabízí rezervu, za kterou platíte, až když na ni sáhnete, nebo úvěr, který můžete čerpat kdykoliv přesně na potřeby firem z IT sektoru.

Časté však je, že u IT firem platí pravidlo, že kovářova kobyla chodí bosa. Pokud podnikáte v IT, nechte chytré technologie, aby vám podnikání usnadnily.